Скан договора – это законный документ?

Законны ли сканированные копии документов

Согласно Гражданскому кодексу РФ, все договоры должны заключаться в письменном виде – то есть через подписанные всеми сторонами документы. Устные сделки законными не являются.

Закон предписывает некоторым видам сделок обязательное бумажное оформление. Это касается тех случаев, когда необходимо нотариально заверить сделку, и когда договор нуждается в госрегистрации. Как правило, в сделках с недвижимым имуществом. То есть в этих случаях электронные копии документов не подойдут. Они должны быть подписаны обеими сторонами лично, даже если речь идет о разных городах или странах.

В остальных случаях закон не требует личных подписей руководителей или уполномоченных сотрудников, поэтому можно подписать документ одной стороной, отсканировать и выслать через интернет.

ГК РФ не запрещает обмен документами посредством электронной почты или факса, однако есть два принципиальных момента:

• необходимо иметь доказательства принадлежности данной электронной почты одной из сторон, заключающей договор. То есть в случае суда компании придется доказать, что это корпоративная почта фирмы, либо почта сотрудника фирмы;
• документ должен продолжать храниться в электронном виде (например, в облаке, в электронной почте или на жестком диске).

Многие фирмы годами отправляют друг другу сканированные копии договоров, расплачиваются по ним и не задаются вопросами законности электронного документообмена, пока у кого-то из партнеров не возникают какие-либо претензии. Но если дело дойдет до суда, одной из сторон придется доказывать, что и сканированный договор обладает такой же юридической силой, как его бумажный собрат.

Как это проверить

 Если вы заключаете договор с юридическим лицом, найдите сайт этого юридического лица или иной ресурс, где будет указан именно этот юридический адрес.

С физическими лицами, конечно, сложнее. Желательно также найти иные источники, в которых указаны такие данные.

Рекомендуем не стесняться и запрашивать любые подтверждения у другой стороны и сохранять их себе на случай возникновения проблем.

Обращаем внимание также на такой нюанс: если сторона начала исполнять договор (заплатила деньги, начала что-то еще делать, о чем договорились) — ссылаться на незаключенность договора будет сложнее, поскольку суды придерживаются мнения, что если договор начали исполнять, значит, считали его согласованным и заключенным.

Также важно проверить полномочия подписанта самого договора и полномочия того, кто отправил этот договор. Для этого также нужно запросить документы.

У физического лица смело запрашивайте скан паспорта, у юридического лица — сканы документов, выписку из ЕГРЮЛ, доверенности.

важным условием юридического засиливания скана договора является  достоверность источника, из которого был он получен.

Когда скан договора будет иметь юридическую силу

 Обычно вопрос о юридической силе не встает просто так. Заключая договоры, хочется знать, что при возникновении проблемы ее можно будет решить. Самый частый вариант решения проблемы, когда не получается договориться: обращение в суд. И для суда нужны доказательства.

Обратимся к законодательству. В статьях 160 Гражданского кодекса, 71 Гражданского процессуального кодекса (используется для судов общей юрисдикции, где судятся граждане, как между собой, так и с компаниями) и в статье 75 Арбитражного процессуального кодекса (используется для Арбитражных судов, где судятся компании) предусмотрены похожие условия для письменных доказательств.

Оба кодекса говорят о признании доказательствами письменными если они: отправлены способом, позволяющим понять, кто их отправил.

Это обстоятельство важно соблюсти для признания юридической силы скана договора.

То есть при обмене сканами договора по электронной почте обязательно нужно убедиться, что скан отправлен именно с электронной почты или номера телефона, принадлежащей лицу, у которого есть полномочия на заключение такого договора.

Форма договора и содержание скана договора для придания ему юридической силы

 После того как вы убедились, что общаетесь с человеком, у которого есть все полномочия на заключение договора, переходим к его форме и содержанию.

 письменная форма договора нужна практически всегда, исключение составляют мелкие бытовые сделки и сделки, которые совершаются сразу (именно поэтому в парикмахерской вам не предлагают заключить договор на стрижку).

Самыми частыми способами соблюдения простой письменной формы заключения договора являются:

• стороны договора подписывают один и тот же документ (в количестве одинаковых экземпляров по количеству сторон);
• стороны обмениваются документами в определенном ими порядке;
• одна сторона направляет оферту (предложение о заключении договора) другой стороне, а другая сторона совершает действия, которые означают, что оферта принята (акцепт).

В законе при этом прямо говорится о возможности заключения сделки с использованием электронных или технических средств, которые позволяют их отразить на материальном носителе (распечатать на бумаге файл со сканом договора).

Также закон говорит, что сторонам нужно самостоятельно договориться о том, какой вариант соблюдения простой письменной формы сделки для них самих приемлем.

Поэтому, в договоре обязательно должны быть пункты, описывающие подписания договора между сторонами и способ передачи.

Это можно написать так:

Стороны договорились, что до обмена на материальном носителе экземплярами документов, содержащими собственноручные подписи уполномоченных представителей сторон, надлежаще оформленными являются отсканированные копии документов, содержащие подписи уполномоченных представителей сторон, направленные по следующим адресам электронной почты:

Со стороны Исполнителя _____________

Со стороны Заказчика ________________

Так вы закрепите адреса электронных почт, с которых будет считаться, что документы направлены надлежащим способом.

Когда удобнее обмениваться документами и решать вопросы по договору через мессенджеры, дополнительно напишите номера телефонов (но их хорошо бы указывать всегда) и укажите, что переписка в мессенджерах тоже допустима.

Еще не будет лишним такой пункт:

Юридические сообщения и документы, связанные с исполнением Сторонами настоящего Договора (тут можно перечислить, какие именно), направленные по адресам электронных почт, а также (тут можно написать про мессенджеры) будут считаться надлежаще направленными.

А следующий пункт поможет вам защитить себя от возможной ситуации, в которой другая сторона будет настаивать на краже электронного ящика/телефона:

Стороны обязуются хранить в тайне пароли от электронных почтовых ящиков и не передавать их третьим лицам. При утрате доступа, сторона, утратившая доступ, обязуется любым другим доступным образом в течение одного дня с даты утраты сообщить об этом другой стороне. Если сторона, лишившаяся доступа, не уведомит другую сторону об этом, то все последствия, связанные с таким не уведомлением лежат на неуведомившей стороне.

Как можно понять из статьи, законодатель старается идти в ногу со временем и дает больше свободы в заключении договоров сторонам, предполагая, что участники гражданского оборота действуют добросовестно и в состоянии самостоятельно договориться об удобном способе заключения договора, устраивающем всех.

Доступность регионов друг к другу становится все лучше благодаря этому.

Но, как мы описали, важно составить все документы правильно и проверить, что вы договариваетесь с настоящими людьми, которые планируют соблюдать договор, а не с мошенниками или недобросовестными исполнителями.

На стадии переговоров обязательно обезопасьте себя всеми возможными способами: чем больше вы запросите документации и проверите ее из других источников, тем больше шансов, что все будет выполнено так, как хотелось бы. Для юридических лиц на сайте налоговой можно самостоятельно посмотреть выписку из ЕГРЮЛ, для физических лиц запрашивать паспорт, документы, подтверждающие, что счета принадлежат именно этому лицу и прочее.

Хотим заметить, что всегда лучше составлять договор не взятый из интернета, а специально разработанный для ваших нужд. Это позволит его сделать максимально защищающим ваши интересы. В договоре, взятом из интернета точно не будет всех условий, защищающих вас. Договоры, расположенные в интернете, не всегда имеют своей целью помочь вам, чаще они являются привлекателями внимания. В этом нет ничего плохого, но если вы не знаете законодательство и не имеете опыта составления договоров, то лучше обратиться к профессионалам. Юристы ООО “Всегда на защите ваших прав” составят договор, отвечающий требованиям законодательства и максимально защищающий ваши интересы. Вместе с этим, мы поможем проверить все документы и доступные базы, чтобы убедиться в намерениях и полномочиях человека, ведущего переговоры с другой стороны. Увы, гарантировать 100% защиту невозможно, но шансы точно повысятся.

Когда скан-копия запрещена

Теперь письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376.

Позиция о применении скан-копий первички в бухучете у чиновников другая. Скан-копии первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя.

Ссылка, разумеется, на статью 9 Закона № 402-ФЗ.

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом, который составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

То есть разрешены только два варианта первички — или бумажный оригинал, или электронный документ, который, подписанный ЭЦП, равносилен бумажному документу с собственноручной подписью.

Об электронных образах первичных учетных документов ничего не сказано. Так же как и умалчивается об «исключительных случаях», когда они разрешены.

То есть все однозначно: скан-образы первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя, только оригиналы (письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376).

Что писать в учетной политике

Итак, скан-копии первичных документов в бухучете компании:

а) запрещены;

б) разрешены, но в исключительных случаях.

Поэтому можно сделать дополнение в учетную политику.

Например, можно написать так: основываясь на нормах статьи 7 Закона о бухучете, в исключительных случаях, на основании нормативных актов, издаваемых правительством, в бухгалтерском учете компании можно использовать скан-копии первичных учетных документов.

Но не забудьте прописать и такое условие: после прекращения действия неблагоприятных обстоятельств должно быть обеспечено обязательное предоставление оригиналов.

Без оригиналов документов все скан-копии будут недействительными.

Как доказать законность документа

Запомните два важных момента: подписывать электронный документ нужно электронной подписью либо в самом договоре надо добавить пункт о том, что электронные документы равны бумажным. При этом электронную подпись будет необходимо купить. Со вторым пунктом все несколько сложнее.
Во-первых, в документе должна присутствовать примерно следующая формулировка: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».
Во-вторых, договор необходимо дополнить пунктом о сохранении конфиденциальности доступа к электронному ящику: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».
После включения этих пунктов в договор, электронной подписью становится сам адрес электронной почты. Именно поэтому передавать логин и пароль от почты никому категорически нельзя. Почему это важно? Потому что партнер, который уже дошел до суда, вполне может заявить, что данный электронный ящик мог кто-то взломать. Или, к примеру, сказать, что этой почтой пользовались неизвестные лица. По-хорошему электронные адреса для документооборота необходимо обозначить в реквизитах обеих сторон и пересылать все документы нужно будет именно на эти электронные адреса.